退職時の引き継ぎを3ステップで解説｜円満退職の極意は引き継ぎにあり

退職の意思を上司や会社に伝え、退職日（最終出勤日）が決まったら、退職に向けての準備が始まります。

その中でも「引き継ぎ」は円満退職のカギになりますので丁寧に進めていきましょう。

円満退職のカギ！引き継ぎが大事な理由

実は「引き継ぎ」というものは法的な義務はありません。

ですが、引き継ぎをせずに担当者が辞めてしまったら、後任者や会社が困ることは容易に想像できます。引き継ぎをしていないことで取引先とのトラブルが発生し会社の損害につながる可能性もあります。

円満退職に引き継ぎは欠かせません。

引き継ぎが大事な理由は主に3つです。

円満退職のためのスムーズな引き継ぎ<3ステップ>

退職後に以前勤めていた会社からダラダラと連絡が来るなんて嫌ですよね。次の転職先での仕事に集中するため、引き継ぎはこだわって実行する必要があります。

自身の担当業務すべてを引き継ぐとなると、それなりに大変なことはありますが、退職日が来るまでにひとつづつ着実にステップを踏めばスムーズに引き継ぎが完了できます。

なぜ「退職時の引き継ぎをしなければいけないのか？」ということを常に意識して準備をしましょう。

<Step1>具体的な引継ぎ内容の整理

担当業務の棚卸とリスト化

まずは自身が担当していた業務をすべて書き出していきます。

ルーチン業務はもちろん、イレギュラーで過去に対応した業務内容も思い出せる範囲で書き出しましょう。

この段階では詳細内容までは記載せずに引き継ぐ優先順位をつけていきます。

後任に誰が適任かもあたりをつけていきましょう。

後任者は自分で決定するのではなく、上司と相談のうえで決めます。その際に意見として候補理由も言えるようにしておくと後任選出がスムーズです。

内容	作業頻度	優先度	後任候補	候補理由
A社　追加注文確認	週1回	高	●●さん	以前A社の△△さんと面識あり
B社　請求書発行依頼	月1回	高	▲▲さん	ミスが少なく事務処理が早い
C社　アフターサービス	都度	中	■■さん	対人能力が高くクレーム処理も強い
部署内備品発注	ほぼなし	低	▲▲さん	ミスが少なく事務処理が早い
…	…	…	…	…

引き継ぎ業務の詳細を資料化

引き継ぎリストに書き出した内容を元に、Excelやワードなどのオフィスソフト、もしくはGoogleスプレッドシートなどを使用して資料化していきます。

普段から社内で使用されているツールを使えば共有が楽です。

引き継ぎの内容は「後任者が困らない」ように、誰が見ても理解できるようにしておきましょう。

担当業務の進捗度合い、先方担当者の連絡先などもまとめておきます。

先方の担当者の情報は連絡先だけではなく、先方担当者の性格やこれまでの取引での注意点などを記載しておくと、後任者がスムーズに業務にあたれます。

営業職の場合は先方担当者が「決裁者」なのか、違うのであればだれが決済権限を持っているのかも記載すると良いでしょう。

業務内容	先方担当者	性格タイプ	連絡先	業務進捗	決裁権限	備考・注意点
○○契約	〇〇主任	スピード重視	XXXX-XXXX	当社製品導入でほぼ決まり	■■課長	20XX年XX月、見積遅延でトラブル
サービス更新	△△部長	当社贔屓	XXXX-XXXX	決済済み・請求書発行する	本人	当社の○○を気に入ってくれている
□□契約	□□係長	慎重	XXXX-XXXX	少し考えたいと言われている	本人	★★社と相対見積もり中
○○の問合せ	☆☆さん	優しい	XXXX-XXXX	●●主任の回答待ち	●●主任	○日までに回答無ければこちらから連絡
…	…	…	…	…	…	…

<Step2>引き継ぎスケジュール作成

上司と相談し後任者確定

いつ誰に引き継ぎを行うかを上司と相談します。

事前に「業務引き継ぎのため、ご相談があります」とアポイントを取りましょう。

引き継ぎリストや、引き継ぎ資料を用いて、誰に何を引き継ぐのかを振り分けていきます。上司の意見、意向に沿うように努め、意見や懸念点があれば伝えましょう。

引き継ぎ時に後任者から聞かれそうな質問を想定し、FAQとしてまとめておくと良いでしょう。

引き継ぎスケジュールの作成と周知

誰に何を引き継ぐかが決まったら、どのようなスケジュールで後任者に伝えていくかスケジュールを立てます。

退職日（最終出勤日）の2週間前には引き継ぎを開始して、3日前までには引き継ぎ完了を目指しましょう。

3日前までに完了を目指すのはスケジュール通りに引き継ぎが進まないことを想定し、余裕を持った日程でスケジュールを作成するためです。

取引先への挨拶回りもこの時期にはスタートしていきます。取引先への挨拶方法についても上司と相談し、会社の意向に沿うようにしましょう。

どうしても引き継ぎが間に合わない場合は最終出勤日の調整ができるか、転職先の入社日をずらせるかなどを検討しますが、大半は難しいでしょうから可能な限りの引き継ぎをして完了させることになります。

間に合わない部分は退職後に引き継げばいいやと安易に考えるのは危険です。

退職後に業務について問い合わせを受けたると、企業機密の流失につながる恐れがあるため推奨しません。

優先度の高い業務から引き継ぎを進められるようにスケジュールを立ててください。

<Step3>後任者への引き継ぎ

スケジュールに沿って各業務の後任者に引き継ぎをしていきます。

この際、何を引き継いだのかが明確になるように後任者に必ずメモを取ってもらい、不明点の確認をその場でしてもらうよう促しましょう。

後日に残してもいい内容は一つもないという気持ちで後任者に引き継ぐことが大切です。

後任者にメモを取ってもらうだけではなく、あなた自身も「誰に」「何を」「いつ」「どのように」伝えたのかを各関係者がわかるようにしておきましょう。

社内に掲示板などの周知手段があれば、それを使うとスムーズです。

それでも後になって追加の質問は出るものです。在籍中に不明点の解消ができるように、事前に自身の最終出勤日や出社する日を関係者全員に周知しておきましょう。

退職時の引き継ぎがうまく行かない理由

退職時の引き継ぎがうまく行かない主な理由を紹介します。事前に失敗パターンを頭に入れておき、同じことにならないよう注意しながら進めましょう。

担当業務の棚卸とリスト化が甘い

引き継ぎ業務の棚卸が甘いと、後になって次から次へと引き継ぐ項目が増えてしまいます。

後任者との引き継が終わったと思ったら退職直前に重要案件の引継ぎ漏れが発覚することも…

自身の担当業務はほんの些細なものでもいったんリスト化し、そのあとに引き継ぐ必要が無いものを削除するなどして、リストの正確性を上げることで防げます。

引き継ぎ期間が短すぎる

退職意思を伝えることが遅くなり、退職日までの時間的余裕がない場合はリスト化の際に決めた優先度を参考に、引き継げる範囲で後任者に引き継ぎましょう。

最終的な手段として、顧客情報などの機密情報を含まない業務は退職後に問い合わせを受けることが必要になるかもしれません。

後任者が引き継ぎを受ける余裕がない

引き継ぎ期間を十分に確保していたつもりでも、後任者が自分の業務に追われて引き継ぎを受ける余裕がない事態が発生することも考えられます。

事前に上司に相談して業務の調整をしてもらうか、引き継ぎ時間の確保に協力してもらいましょう。

退職時の引き継ぎまとめ

• 円満退社を目指すなら引き継ぎはしたほうが良い
• 引き継ぐ内容を思いつく限りリスト化する
• 引き継ぎは無理のないスケジュールを組む
• 各ステップは上司と相談しながら進める
• 引き継ぎが間に合わない場合は優先度順に可能な限り引き継ぐ