退職の挨拶メールの送り方を例文付きで解説｜気持ちよくスッキリ退職

退職する旨を上司や会社に伝え、退職予定日が決まったら各関係者に挨拶のメールを送ります。

直接会って挨拶できるなら良いのですが、関係者全員と会うことは難しいケースが多いです。

メールでの退職挨拶は失礼にあたらないか不安な方もいるかもしれませんが、最近ではビジネスマナーとして定着していますので問題ありません。

ただし、社内社外問わず、送る際の注意点がありますので本記事で解説していきます。

好印象を残す退職の挨拶メールを送りましょう。

退職の挨拶メールを送る目的

まずは退職の挨拶メールを送る目的を理解しておきましょう。

退職の挨拶メールの目的は、退職する旨を伝えるほかに、お世話になった各関係者に感謝の気持ちを伝えることも含まれます。

社外・取引先に対しても退職の挨拶メールを送付します。退職する旨、感謝の気持ちに加え、後任者が誰なのか、引き継ぎは問題ないのかを添えて安心してもらえるようにします。

退職の挨拶メールを送るタイミング

社内と社外では適切なタイミングが異なりますので注意してください。

社内向けに退職の挨拶メールを送る場合

多くの場合は退職日（最終出勤日）に送信しますが、会社によって慣例がある場合があります。

上司に確認し、社内の慣例通りに送るよう指示された場合はそちらに合わせましょう。

送信する時間帯にも配慮が必要です。忙しい日中を避け、業務終了の1時間前などに送信するようにします。

お世話になった人たちに感謝の気持ちを込めて送信すれば一斉送信でも大丈夫です。

この場合、他人同士でメールアドレスを知られないように配慮するため、宛先は必ずBCCに入力し、念のため自分のをTOに設定して送信します。

お世話になった上司や先輩には、個別のメールで感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。印象的なエピソードや、何を学んだのかなどを添えると、より感謝の気持ちが伝わるはずです。

これまでの感謝を伝える「最後の挨拶」となりますので、丁寧に進めていきましょう。

社外・取引先に退職の挨拶メールを送る場合

送信のタイミングは社内に送る場合と同じように、上司と相談して決定します。

取引先によって、直接出向いて退職の挨拶をする必要があるかもしれません。

社外・取引先へは遅くとも退職日（最終出勤日）2週間前には知らせておく必要があります。後任者の紹介や引き継ぎをスムーズに行う上で最低限の期間と言えるでしょう。

退職日（最終出勤日）の直前になってからの挨拶となった場合、先方に「仕事を途中で放棄した」「無責任」と受け取られてしまうことも考えられます。

先方が安心できるように余裕のあるスケジュールで退職の挨拶メールを送信しましょう。

訪問して退職の挨拶をする場合

訪問の前に電話などで退職する旨を伝え、退職の挨拶と後任者の紹介に伺うという内容をメールでお知らせします。「退職日（最終出勤日）」、「後任者の名前と連絡先」を記載するようにします。

訪問せずに退職の挨拶をする場合

直接退職の挨拶に行くことができない場合、訪問できないことを電話など謝罪します。その後メールにて、「直接お伝えできないことに対する謝罪」、「退職日（最終出勤日）」、「後任者の名前と連絡先」を記載し、後日後任者から連絡する旨を伝えるとよいでしょう。

退職の挨拶メールの例文と注意点

退職の挨拶メールは、社内外に関わらずお世話になった方々への感謝の気持ちを伝えるという目的があります。相手にもその気持ちが伝わるような文面にしましょう。

愚痴や恨み言などの記載は厳禁です。

退職後、どこかで一緒に仕事をする機会があるかもしれません。互いに気まずい思いをしなくても良いように、良い印象で終えられるようにしましょう。

メールは受信者が削除しない限り残る文書データです。意図していなくとも会社の愚痴や苦言などネガティブな要素が入っていないか、送信前には入念に確認することをオススメします。

例文を参考に退職挨拶のメールを作成していきましょう。

社内全体宛て例文

役割	本文
件名	退職のご挨拶（○○部 鈴木○郎）
宛名	関係者各位
挨拶・名乗り	お疲れ様です。 ○○部の鈴木です。
要旨	このたび、一身上の都合により○月末にて退職することになり、本日が最終出社日となりました。 本来であれば直接ご挨拶すべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
詳細	入社以来、皆様にはたくさんのフォローをいただきここまでやってこれました。 心よりお礼申し上げます。 業務を通して皆様から様々なことを学ばせていただきました。 今後もこの会社で培った経験を、今後も活かしていきたいと思っています。 なお、今後の連絡先は下記となります。 何かございましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。 ————— メール：XXX＠～ 連絡先：XXXX-XXXX —————
結び	最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。 今まで、本当にありがとうございました。
署名	○○部　鈴木○郎

社内個人宛て例文

役割	本文
件名	退職のご挨拶（○○部 鈴木○郎）
宛名	○○部 ▲▲部長
挨拶・名乗り	お疲れ様です。 ○○部の鈴木です。
要旨	このたび、一身上の都合により○月末にて退職することになり、本日が最終出社日となりました。 本来であれば直接ご挨拶すべきところですが、メールでのご挨拶にて失礼いたします。
詳細	入社以来、▲▲部長には大変多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。 私が取引先でミスをして先方の社長を激怒させてしまったとき、「私の責任だから気にするな」と励ましのお言葉をいただきました。 てっきり叱られると思っていた私は途端に泣き出してしまったことを昨日のように思い出します。 この経験があったからこそ今の自分があると思っております。 いつも温かい叱咤激励をいただき、本当にありがとうございました。 なお、今後の連絡先は下記となります。 何かございましたらこちらへご連絡をいただけると幸いです。 ————— メール：XXX＠～ 連絡先：XXXX-XXXX —————
結び	末筆ではございますが、▲▲部長の一層のご健勝とご活躍をお祈りいたしております。 今まで、本当にありがとうございました。
署名	○○部　鈴木○郎

社外・取引先宛て例文

役割	本文
件名	退職のご挨拶【株式会社○○　鈴木○郎】
宛名	××株式会社 △△様 （CC：弊社□□）
挨拶・名乗り	いつも大変お世話になっております。 株式会社○○の鈴木です。
要旨	このたび、一身上の都合により○月末をもちまして退職することになりました。 本来でしたら、直接お伺いしてご挨拶すべきところをメールでのご挨拶となり大変申し訳ございません。
詳細	在職中は格別な配慮を賜り、心より感謝を申し上げます。 △△様には私が入社したときよりお世話になり、多くのことを学ばせていただきました。 後任者は、同じ部署の□□が担当させていただきます。 私以上に責任感が強く信頼できる者です。 退職日までに□□にしっかりと引き継ぎをしますので、どうぞご安心ください。 改めて□□からも連絡いたします。 ————— 後任者：□□ 連絡先：XXXX-XXXX —————
結び	末筆ながら、貴社のご発展と△△様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
署名	株式会社○○　鈴木○郎

退職の挨拶メールに返信をいただいた場合の対応

退職の挨拶メールに対して返信をくれる方もいるでしょう。退職の挨拶メールに対して返信が来た場合はそれぞれ返信してかまいません。逆にそのまま返信をしないと失礼になります。

「ご返信いただき、恐れ入ります」「ご返信いただき、恐縮です」などの言葉を添えて改めて感謝を伝えましょう。

退職の挨拶メールの送り方まとめ

すべての挨拶メールを送信したら、その日をもって最後の出勤を終えます。直接会って挨拶ができる方々にはしっかりと感謝をお伝えして円満に退職しましょう。

• 社内関係者には「感謝」を伝える
• 社外・取引先には「安心」を伝える
• 退社の挨拶メールはこれまでの業務の集大成