退職代行サービス利用時の引き継ぎ方法を解説｜できることをやればいい

はじめに。

引き継ぎは法律上の義務ではありません。

上司から業務命令として引き継ぎを指示されたとしても、達成できなかったからと言って罰せられるようなことはありません。

極端な言い方をすると、退職する際に引き継ぎをしなかったとしても問題ありません。

あなたしか知らない情報（機密ファイルのパスワードなど）を故意に隠したり、悪意を持って会社に損害を与えてしまった場合は訴えられる可能性はありますが、そんな方はいないはずです。

引き継ぎはやろうと思えばいくらでも時間をかけられますが、どんなに時間をかけても担当者が別人になる以上は完ぺきにするのは不可能です。

後任者や同僚が困らないように、でできることをやればいいと筆者は考えています。

引き継ぎテンプレの内容

• 担当業務洗い出しシート
  • 目的：業務の全体像の把握、優先順位付け、後任候補選出
  • 内容：把握自身が担当している業務の洗い出しリスト化
  • 目安時間：30分
• 業務引き継ぎシート
  • 目的：業務内容の詳細の把握・明確化
  • 内容：業務洗い出しリストをもとに詳細追記
  • 目安時間：1時間30分

担当している業務のリスト化

業務の内容	作業頻度	優先度	後任候補	候補理由
A社　追加注文確認	週1回	高	●●さん	以前A社の△△さんと面識あり
B社　請求書発行依頼	月1回	高	▲▲さん	ミスが少なく事務処理が早い
C社　アフターサービス	都度	中	■■さん	対人能力が高くクレーム処理も強い
部署内備品発注	ほぼなし	低	▲▲さん	ミスが少なく事務処理が早い
…	…	…	…	…

表には代表的な項目を記載しています。

必要に応じて自身の業務に合うように変えてください。

①業務の洗い出し

現在担当している業務を思いつく限り記載しましょう。

ルーチン業務だけではなく、過去に対応したイレギュラー案件も思い出せる範囲で記載しておきます。

②作業頻度を確認する

次に、各業務をどれくらいの頻度で実施しているのかを記載していきます。

上司や取引先から指定された日付があればそちらも記載しましょう。

③各項目の引き継ぎ優先順位を決める

洗い出したリストを見て、「必ず引き継ぎが必要なもの」「できれば引き継ぎしたいもの」「引き継ぎしなくてもよいもの」に分けていきます。

ここでの記載は優先度を「高」「中」「低」として選別しています。

④後任者候補選出とその理由を考える

各業務は誰が適任かを考えます。

後任候補者名と、なぜ後任者候補に挙げたのか、第三者が見てわかるように選出の理由も記載します。

あまり堅苦しく考えず直観で選んでも良いでしょう。

担当業務のリスト化のまとめ

ここまでの作業で引き継ぐ内容はかなり整理されています。

• 業務の洗い出し
• 作業頻度を確認
• 各項目の優先度決め
• 後任者候補選出とその理由

上記以外に思いついた項目があれば、どんどん追記していきましょう。

紙に書いて作成しても良いのですが、社内共通で使用しているオフィスソフトで作成しておくと、共有が楽です。

修正や追加も簡単にできるので、ExcelやGoogleスプレッドシートなどのオフィスソフトを推奨します。

業務内容の詳細を記載した引き継ぎシート

業務内容	担当者	性格・特徴	連絡先	現在の業務進捗	決裁権限	備考・注意点
○○契約	〇〇主任	スピード重視	XXXX-XXXX	当社製品導入でほぼ決まり	■■課長	20XX年XX月、見積遅延でトラブル
サービス更新	△△部長	当社贔屓	XXXX-XXXX	決済済み・請求書発行する	本人	当社の○○を気に入ってくれている
□□契約	□□係長	慎重	XXXX-XXXX	少し考えたいと言われている	本人	★★社と相対見積もり中
○○の問合せ	☆☆さん	優しい	XXXX-XXXX	●●主任の回答待ち	●●主任	○日までに回答無ければこちらから連絡
…	…	…	…	…	…	…

上の表のように、先ほどの業務リストをさらに詳細追記していきます。

業務内容・担当者の記載

業務内容は先に作成した業務リストから転記します。

取引先の担当者がいる場合は記載します。

担当者の性格や特徴・連絡先の記載

取引先の担当者がいる場合は、その人物の特徴や性格を記載します。

営業職の方は商談の成否にかかわる可能性があるため重要項目です。

連絡先を取得していればそちらも記載します。

現在の業務進捗・決裁権限の記載

現時点で商談や手続きがどこまで進んでいるのかを記載します。

決裁権限を持っている人物がいる場合は、その人物の名前・役職も記載しましょう。

備考・注意点の確認・記載

以前の項目では記載はしていないものの、注意しておくべき点、備考などがあればここに記載しておきます。

後任者がスムーズに引き継ぐために、些細なことでも記載しておくと良いでしょう。

引き継ぎシートのまとめ

ここまで実践した場合、かなり詳細な引き継ぎ資料が完成しているはずです。

記載する項目を先に決めているためそれほど時間をかけずに作成できたのではないでしょうか。

ポイントは「誰が見てもわかる」こと、後任者が引き継ぎを受けやすくすることです。

引き継ぎをしなければどうなるのか

記事の冒頭でお伝えしたように、引き継ぎは法律上の義務ではありません。

上司や会社から引き継ぎの指示がないのであれば不要です。

業務時間を使って引き継ぎをするよう上司から指示をされたにもかかわらず、無視して実施していなかった場合は、賞罰規定にのっとって賞与減額などの処分があるかもしれません。

ただ、退職代行サービスを利用する方の大半が、サービス利用日当日から出勤しないという選択をされます。

そのため事前に引き継ぎの準備をしていない限りは、引き継ぎなしでの退職となります。

後任者や会社が困る・業務が滞る

引き継ぎをしなければ、後任者はあなたの担当していた業務が何だったのかを探るところから始めなければいけません。

これにより取引先との重要な約束を守ることができず、会社に損害を与えてしまうなどの影響が考えられます。

取引先の担当者や会社が不安になる

急に担当者が変わった場合、連絡がつかない、後任者が決まらないなど、担当者が不安になってしまいます。

納期が間に合わないなど、影響が拡大してしまうことも十分あるでしょう。

同じ業界での活躍が難しくなる可能性がある

まったく引き継ぎをせずに退職した場合、後任者や同僚、取引先との関係地が悪化する可能性が高いです。

同業他社に再就職した場合、どこで再会するかわかりませんので、悪い噂を回されないとも限りません。

できる限りの引き継ぎをするために必要なこと

退職代行サービスを利用して会社を退職する場合は、業務時間中に引き継ぎ資料を準備することは難しいでしょう。

多少はプライベートな時間を使って作成する必要があるかもしれません。

本記事で紹介した引き継ぎ方法であれば最短2時間ほどで引き継ぎ資料を作成できますので、ぜひ実践してみてください。

退職代行サービスを利用する際の引き継ぎまとめ

• 引き継ぎ資料は最短2時間で作成可能
• 可能な限り引き継ぎはした方がいい
• 完ぺきではなく、引き継ぐ姿勢を見せる

退職代行サービスを利用した場合、ほとんどのケースで直接後任者へ引き継ぐことができません。

事前に引き継ぎ資料を準備しておくことで、関係者に迷惑をかけることを避けられます。

退職代行サービスの利用前から取り掛かれることはやっていきましょう。